Anleitungen

In diesem Bereich finden Sie nach Themen gegliedert einige Anleitungen, Tipps und Tricks, die Ihnen die Arbeit in und mit eduPort erleichtern können.

Benutzerverwaltung

Passwörter vergeben bzw. zurücksetzen

Als eduPort-Betreuer können Sie für einzelne Nutzer, mehrere Nutzer oder ganze Gruppen von Nutzern Passwörter neu generieren.
Rufen Sie dazu über die eduPort-Menüleiste das Modul „Benutzerverwaltung“ auf . Sie können dort einen oder mehrere Benutzer auswählen, indem Sie mehrere Zeilen mit gedrückter
STRG-Taste anklicken.
Über das Filterfeld können Sie auch z.B. eine ganze Gruppe selektieren. (im Beispielbild die Gruppe „S01 Schule“):

Mit gedrückter Shift-Taste können Sie dann alle angezeigten Nutzer durch Anklicken des ersten und des letzten Eintrags der Liste auswählen.

Um Kennwörter für die ausgewählten Nutzer zu generieren benutzen Sie die Schaltfläche mit dem roten Koffer:

In der anschließenden Abfrage empfiehlt es sich, die Option „Kennwort muss geändert werden“ anzuhaken, damit die Anwender beim erstmaligen Einloggen dieses generierte Passwort auf ein eigenes Passwort ändern müssen.  

Im letzten Schritt können die Passwörter als CSV-Datei oder als Excel-Liste heruntergeladen werden:

In diesen Dateien sind die Namen, Benutzerkennungen und die neu generierten Passwörter aufgelistet.

E-Mail

Ein Funktionspostfach einrichten

Funktionspostfächer sind für manche Zwecke eine nützliche Möglichkeit. Sie können z.B. für die Funktion Schulleitung ein Funktionskonto schulleitung@….hamburg.de einrichten, das keiner direkten Person gehört. Über die Funktion „Delegation“ können Funktionskonten an ausgewählte Benutzer, im Beispiel  die Schulleitungsmitglieder, delegiert werden.  Die E-Mailadresse schulleitung@….hamburg.de ist innerhalb von eduPort und von außerhalb  erreichbar und Sie können E-Mails unter diesem Absender versenden.

Ein Funktionspostfach kann nur ein eduPort-Betreuer einrichten, da Admin-Rechte dafür erforderlich sind. Zum Einrichten müssen Sie als eduPort-Betreuer mit Ihrem Admin-Account ein Funktionskonto in der Benutzerverwaltung von eduPort anlegen:

Im Reiter „Delegation“ wählen Sie die Benutzer aus, die Zugriff auf das Postfach erhalten und es nutzen sollen:

Da das Konto nicht zur Anmeldung am System genutzt werden soll, müssen Sie kein Kennwort für das Konto eintragen. (Ein Kennwort ist nur dann erforderlich, wenn das Funktionspostfach auch per imap in externe Mailclients auf persönlichen Geräten eingebunden werden soll. Das ist im Regelfall für diese Postfächer aber nicht erforderlich!)

Achtung: Nach der Ersteinrichtung sind Funktionskonten in der Gesamtansicht der Benutzerliste der Benutzerverwaltung „versteckt“. Sichtbar zur Bearbeitung werden sie erst wieder durch explizite Auswahl von „Funktionskonto“ im Dropdown-Menü „Rolle“ in der Filterzeile oberhalb der Nutzerliste!

Die Benutzer, an die das Funktionskonto delegiert wurde, sehen im E-Mail-Modul von eduPort das Funktionspostfach unterhalb ihres persönlichen E-Mail-Postfachs incl. der Unterordner mit dem Posteingang und er gesendeten Mails:

Zum Versenden einer Mail aus dem Funktionspostfach heraus, markieren Sie das Konto in der linken Spalte und klicken auf „Verfassen“.  Im sich öffnenden Fenster erscheint dann das Funktionspostfach als Absender. Sie können, wie üblich, z.B. über den „Kontakte“ Button die Empfänger auswählen, die Mail verfassen und Senden:

Eine E-Mail-Verteilerliste erstellen

Eine Verteilerliste legen Sie am besten als neues Adressbuch an, in welches Sie die benötigten E-Mailadressen komfortabel aus dem Schuladressbuch kopieren können.

Im Einzelnen gehen Sie wie folgt vor:

  1. In der Adressbuchansicht von eduPort auf den Button „Neues Adressbuch“ klicken:verteiler1
  2. Dem Adressbuch einen Namen geben, z.B. Verteiler Fachschaft Mathe:verteiler2
  3. Das Schuladressbuch anklicken! Zum Anzeigen aller Adressen müssen Sie ihr Schulkürzel in das Suchfeld eintragen und mit der Eingabetaste bestätigen:verteiler3
  4. Sie können jetzt mit der Maus die benötigten Adressen aus dem Schuladressbuch in das neu erstellte Adressbuch hinüberziehen (Drag & Drop). Dabei ist auch eine Mehrfachauswahl möglich, d.h. Sie können mehrere Adressen mit gedrückter <Strg>-Taste auswählen und diese zusammen in die Verteilerliste ziehen.
  5. Das neue Adressbuch kann nun als Verteiler benutzt werden und kann auch an andere Nutzer oder Gruppen zur Verwendung  oder Bearbeitung freigegeben werden. Eine Anleitung dafür finden Sie im Benutzerhandbuch.
Eine Datei per E-Mail verschicken

Wenn Sie eine oder mehrere Dateien als Anhang einer Mail hinzufügen, um diese z.B. an mehrere Kolleginnen und Kollegen oder sogar das gesamte Kollegium zu versenden, führt das zu einer erheblichen und unnötigen Speicherplatzbelegung auf Ihrer eduPort-Schulinstanz, da jeder Empfänger eine Kopie der Datei erhält, die Speicherplatz benötigt und sich der Speicherbedarf entsprechend vervielfacht.
Viel besser ist es, die Datei einmal in der eduPort-Dateiablage zu speichern, sofern sie nicht ohnehin schon dort liegt.  Sie können dann den Kolleginnen und Kollegen einfach den Speicherort mitteilen oder einen Link zu der Datei zu versenden.

Um einen Link zu einer Datei zu versenden,  klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die  Datei und wählen aus dem Kontextmenü die Option „Link per E-Mail freigeben“;

screenshot1

Sie können dann eine E-Mailadresse eingeben und ggf. ein Ablaufdatum für den Link setzen:

screenshot2

Trick:
In diese Maske können Sie E-Mailadressen nur händisch eingeben (Mehrere Adressen durch Kommata getrennt!) Praktischer ist es, wenn Sie hier nur Ihre eigene E-Mailadresse angeben. Sie erhalten dann in Ihr Postfach eine Mail mit dem Link, den Sie dann beliebig weiterverwenden können.

E-Mail-Postfach auf einem Android-Gerät einbinden

Sie können Ihren  eduPort E-Mail-Account auf Ihrem Android Smartphone oder Tablet einbinden. Im Detail und vom Aussehen gibt es bei Android mehr oder weniger große hersteller- und gerätespezifische Unterschiede, das macht eine allgemeine Anleitung schwierig. Grundsätzlich sollte es aber ähnlich wie im Folgenden beschrieben aussehen:

Gehen Sie in der Android-E-Mail-App auf „Einstellungen“ und wählen „Neues Konto“!

Geben Sie Ihre eduPort-E-Mailadresse und Ihr eduPort-Passwort ein und tippen auf „Weiter“!

Wählen Sie „IMAP“ als Kontotyp aus und tippen auf „Weiter“!

Bei den Einstellungen zum Eingangsserver geben Sie nochmal Ihren eduPort Nutzernamen (=E-Mailadresse) und Ihr Passwort ein und ergänzen den Servernamen und den Port wie oben im Screenshot angegeben. Wichtig: Unter Sicherheitstyp muss „SSL/TLS (alle Zertifikate akzeptieren)“ ausgewählt werden!

Auch bei den Einstellungen des Ausgangsservers geben Sie die o.g. Einstellungen Servernamen, Sicherheitstyp, Port und nochmals Ihre eduPort-Zugangsdaten ein und achten darauf, dass der Haken „Anmeldung erforderlich“ gesetzt ist. Tippen Sie  dann auf „Weiter“!

Im letzten Einstellungsfenster können Sie die Einstellungen ggf. nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Nach dem Tippen auf „Weiter“ sind Sie fertig! Das Postfach ist jetzt eingebunden und benutzbar.

E-Mail-Postfach auf einem MAC-Computer einbinden

Um  Ihren  eduPort E-Mail-Account auf Ihrem MAC-Computer einzubinden, gehen Sie wie folgt vor:

Gehen Sie in den Systemeinstellungen des MAC zum Unterpunkt „Internet-Accounts“ und klicken dort auf „Mail-Account“!

Im sich öffnenden Fenster geben Sie Ihren Namen und Ihre eduPort-Zugangsdaten (E-Mailadresse und Kennwort) ein und klicken auf „Anmelden“!

Im folgenden Fenster müssen Sie noch den Accounttyp „IMAP“ auswählen und die Servernamen der eduPort-Mailserver eintragen!

Nach erneutem Klicken auf „Anmelden“ können Sie im letzten Fenster noch die Apps wählen, die den Account verwenden. „Mail“ muss natürlich angehakt bleiben. Bei Notizen können Sie den Haken lassen oder entfernen. Klicken Sie zum Schluss auf „Fertig“!

Der Account ist nun eingebunden und Sie können Ihr eduPort-Postfach in der Mail-App Ihres MAC benutzen!

Kalender

Die Schulferien (oder andere Termine) in einen eduPort-Kalender einbinden

Um z.B. die Schulferien in eduPort einzubinden, können Sie die Ferientermine in einen eduPort-Kalender importieren. Das geht folgendermaßen:

  1. Laden Sie die Schulferientermine z.B. auf schulferien.org herunter.
  2. Klicken Sie in eduPort mit der rechten Maustaste auf den Kalender, in den die Termine eingebunden werden sollen und wählen Sie „Termine importieren“:
    cal1
  3. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie die zuvor heruntergeladene Kalenderdatei auswählen und hochladen:cal2
  4. Sie erhalten eine Bestätigungsmeldung und die Ferientermine sind im Kalender sichtbar.
Stundenplan aus Webuntis in den eduPort-Kalender einbinden

Sie können in eduPort Webkalender abonnieren und damit  z.B. Ihren Stundenplan aus dem Programm Webuntis  einbinden.

Dazu müssen Sie einmalig im Programm Webuntis Ihr Profil (oben rechts) anklicken. Im sich öffnenden Fenster gehen Sie auf den Reiter „Freigaben“ und klicken dort auf das kleine Kalendersymbol:

screen1

Screenshot zum Vergrößern anklicken

Den Link, der dort angegeben ist, kopieren Sie in die Zwischenablage.

Im eduPort-Kalendermodul gibt es einen Button: „Webkalender abonnieren“.
Wenn Sie diesen Button anklicken, müssen Sie nur noch den Link aus der Zwischenablage dort einfügen und ihr Stundenplan wird dauerhaft als zusätzlicher Kalender in der eduPort-Weboberfläche angezeigt und automatisch aktualisiert, wenn z.B. Änderungen über Untis oder Webuntis eingepflegt werden.

EduPort-Kalender in Outlook einbinden

Sie können Ihre eduPort-Kalender in Outlook einbinden. Das ist insbesondere für diejenigen interessant, die neben eduPort auch noch z.B. einen Outlook-Account in der Schulverwaltung haben.

Zur Einbindung müssen  folgende Schritte durchgeführt werden:

  1. In der Kalenderansicht von eduPort auf den zu exportierenden Kalender mit der Maus rechtsklicken und „Einstellungen“ wählen:
  2. cal1Im Reiter „Links zu diesem Kalender“ die mittlere URL (WebDAV-ICS-URL) mit rechter Maustaste anklicken und „Adresse des Links kopieren“ auswählen:cal2
  3. In der Kalenderansicht  von Outlook den Menüpunkt „Kalender öffnen – Aus dem Internet“ auswählen:cal3
  4. Dort in das freie Feld per Rechtsklick den kopierten Link „einfügen“ und mit „ok“ bestätigen:cal4
  5. Der Kalender wird dann importiert. Im weiteren Verlauf werden nochmal Benutzername und Passwort abgefragt: Geben Sie dort bitte ihre eduPort-Zugangsdaten  (nicht Ihre Windows-BSB-Kennung!) ein, um den Import zu berechtigen.
  6. Der Kalender wird nach dem Import von eduPort in Richtung Outlook synchronisiert, d.h. wenn Sie in eduPort Termine anlegen, werden diese in Outlook übernommen. In Outlook können Sie allerdings keine Termine in den eduPort-Kalender eintragen, bearbeiten oder löschen.

Dateiablage

Die Dateiablage wie ein Laufwerk auf dem eigenen Gerät nutzen

Statt nur über die Weboberfläche auf das Dateisystem zuzugreifen, empfiehlt sich bei persönlichen Endgeräten die Nutzung von WebDAV.
Im folgenden beschreiben wir die Einbindung für Computer und Notebooks mit Windows. Für andere Systeme finden Sie entsprechende Anleitungen im eduPort-Handbuch.

Für MACs und Windows-PCs haben wir darüber hinaus Videoanleitungen erstellt!

Bitte beachten Sie bei Windows-PCs  die kleinen windowsbedingten Einschränkungen, die wir hier beschrieben haben!

Die eduPort-Dateiablage (Eigene und Gemeinsame Inhalte) kann unter Windows als Netzlaufwerk ins Dateisystem eingebunden werden. Wird das Laufwerk einmal eingerichtet, ist es ständig wie eine zusätzliche Festplatte vorhanden. Beim Übertragen (z.B. Kopieren) von Dateien nutzen Sie es wie jedes andere eigene Laufwerk auch. Alle Dateien, die Sie in Ihrem WebDAV-Laufwerk speichern sind online in eduPort für Sie und für alle anderen Nutzer mit Berechtigung verfügbar.

Das Einbinden funktioniert so:

1. Den Windows-Explorer starten, Computerübersicht wählen und auf „Netzlaufwerk verbinden“ klicken:webdav1

2. Einen beliebigen Laufwerksbuchstaben (im Beispiel unten „Y“) wählen und unter Ordner die folgende Serveradresse eingeben:

https://repo.eduport.hamburg.de/edu-sharing/webdav

webdav2
Dann auf „Fertig stellen“ klicken.

3. Bei der Abfrage den eigenen eduPort-Benutzernamen und das Kennwort eingeben und mit „OK“ bestätigen:webdav3

Fertig! Das Laufwerk kann benutzt werden:webdav4

Dateien bearbeiten und als neue Version speichern

Die einfachste und komfortabelste Art und Weise auf Dateien zuzugreifen und diese zu bearbeiten ist mit einem eigenen Gerät über ein darauf eingerichtetes Netzlaufwerk (s.o.) Dies ist aber nicht immer möglich.

Wenn Sie stattdessen über die Weboberfläche (eduPort-Kachel: Dateien) auf die Dateiablage zugreifen, können Sie auch auf diesem Weg Dateien bearbeiten. Ein Word-Dokument z.B. wird dazu zunächst heruntergeladen (über den „Anzeigen“oder den „Download“-Button): edushare1Nun kann die Datei mit einem entsprechenden Textverarbeitungsprogramm auf Ihrem Rechner geöffnet, bearbeitet und gespeichert werden.

Nun bitte aufpassen! Die von Ihnen bearbeitete Datei sollte (sofern es nicht explizit anders gewollt ist!) nicht als neue Datei wieder in eduPort hochgeladen werden, sondern als neue Version der zuvor heruntergeladenen Datei. Um das zu gewährleisten, ist folgendermaßen vorzugehen:

  1. Klicken Sie in edu-sharing mit der rechten Maustaste auf die Datei, die sie aktualisieren wollen, und wählen Sie den Menüpunkt „bearbeiten“:edushare2
  2. Es erscheint ein Fenster. Dort gibt es eine Option „Vorhandene Datei ersetzen“. Klicken Sie auf den „Durchsuchen“-Button und wählen Sie die Datei, die Sie zuvor bearbeitet und gespeichert haben. Lassen Sie sich von der erscheinenden Meldung „C:\fakepath…..“ nicht verunsichern, es handelt sich dabei nicht um eine Fehlermeldung, sondern klicken Sie einfach auf „Speichern“:edushare3
  3. Damit wurde die vorhandene Datei durch eine neue Version ersetzt. Über die Versionshistorie können Sie alle Versionen der Datei sehen und ggf. auch eine ältere Version wiederherstellen:edushare4

WLAN

Einen Windows 7 – PC mit dem WLAN im Lehrerzimmer verbinden

Für PCs mit dem Betriebssystem Windows 7 ist die Ersteinrichtung der Verbindung zum WLAN im Lehrerzimmer leider etwas aufwändiger, da dieses Betriebssystem den Sicherheitsstandard des schulischen WLANs nicht automatisch unterstützt. Bitte gehen Sie wie folgt vor:

 1. Öffnen Sie das Netzwerk- und Freigabecenter

Klicken Sie auf „Netzwerk- und Freigabecenter“.

 2. Öffnen Sie die Verwaltung für Drahtlosnetzwerke

Klicken Sie auf „Drahtlosnetzwerke verwalten“.

3. Fügen Sie ein neues Drahtloses Netzwerk hinzu 

Klicken Sie auf „Hinzufügen“ in der Menüleiste.

 4. Wählen Sie die manuelle Einrichtung aus

 Klicken Sie auf „Ein Netzwerkprofil manuell erstellen“

 5. Geben Sie weiter Informationen zu dem Netzwerk ein

Tragen Sie unter Netzwerkname „hamburg-schule“ ein.

Wählen Sie als Sicherheitstyp „WPA2-Enterprise“ und als Verschlüsselungstyp „AES“ aus.

Bestätigen Sie Ihrer Eingaben durch einen klick auf „Weiter“.

 6. Öffnen Sie die Verbindungseigenschaften

 Klicken Sie auf „Verbindungseinstellungen ändern“.

Achtung: Wenn diese Option nicht erscheint, müssen Sie nochmal zurück zu Punkt 3 und dort in der Liste das bereits vorhandene Netzwerk „hamburg-schule“ auswählen und auf „Entfernen“ in der Menüleiste klicken bevor Sie, wie beschrieben, mit „Hinzufügen“ fortfahren!

 7. Öffnen Sie den Reiter „Sicherheit“

Klicken Sie im Fenster oben auf den Register „Sicherheit“.

 

 8. Wählen Sie die Methode der Netzwerkauthentifizierung aus

Wählen Sie „Microsoft: Geschütztes EAP (PEAP)“ als Methode aus.

Klicken Sie anschließend auf „Einstellungen“.

 9. Konfigurieren Sie die Eigenschaften für EAP

Nehmen Sie oben die Haken bei „Serverzertifikat überprüfen“ heraus.

Klicken Sie anschließend auf „Konfigurieren…“

 10. Überprüfen Sie die EAP Eigenschaften

Nehmen Sie den Haken für die automatische Kennwortverwendung heraus, sollte diese aktiviert sein.

Bestätigen Sie die Einstellung durch Klicken des „OK“ Buttons.

 11. Rückkehr zum Desktop

Kehren Sie durch einen Klick auf den „OK“ Button zurück zu den Sicherheitseinstellungen und schließen Sie die weiteren offenen Fenster.

 12. Eingabe der Nutzerdaten

Wenn Sie in Reichweite des „hamburg-schule“ Netzwerks sind, sollte Sie nun beim ersten Verbindungsaufbau automatisch aufgefordert werden Ihre eduPort- Nutzerdaten einzugeben.

Hier finden Sie diese Anleitung auch als Infoblatt zum Download und Ausdrucken

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